Ca agenție de marketing, întâlnim destul de des aceeași situație: o companie are de ani buni o pagină de Facebook, un cont activ de Instagram, campanii de promovare, un website, conturi Google și o platformă de newsletter, dar nimeni nu mai știe cu exactitate cine are acces complet la fiecare dintre ele.
Și nu vorbim neapărat despre firme aflate la început de drum.
Situația apare inclusiv în companii cu 10, 15 sau 20 de ani de activitate. Cu cât firma are mai mulți ani în spate, cu atât este mai probabil ca de prezența ei online să se fi ocupat, pe rând, mai mulți colegi, oameni de marketing, agenții, dezvoltatori web sau specialiști IT. Între timp s-au schimbat adrese de e-mail, numere de telefon, furnizori și persoane responsabile.
Așa se poate ajunge ca o pagină de Facebook construită în ani de zile și urmărită de mii de oameni să aibă cel mai important nivel de acces asociat unui fost angajat. Sau ca domeniul website-ului să fie administrat dintr-un cont creat în urmă cu zece ani, cu o adresă de e-mail pe care nimeni nu o mai verifică.
Problema pare mică până în ziua în care ai nevoie să schimbi ceva. Și atunci poate fi în joc vizibilitatea companiei.
Gândește-te,
de exemplu, cât timp ți-ar lua să reconstruiești o comunitate de 5.000 de urmăritori.
Dacă o pagină nouă ar câștiga, în medie, 100 de urmăritori relevanți pe lună, ar fi nevoie de peste patru ani pentru a ajunge din nou la 5.000. Chiar și într-un ritm de 250 de urmăritori noi pe lună, vorbim de aproape 20 de luni.
Iar numărul de urmăritori este doar o parte din valoare. Mai există recenziile acumulate, conținutul publicat, comentariile, istoricul campaniilor și încrederea pe care o pagină activă de ani de zile a construit-o în relația cu publicul.
Cu toate acestea, accesul rămâne de multe ori pe plan secund cât timp totul funcționează.
Problemele apar de obicei odată cu o schimbare. Pleacă, de exemplu, colegul care s-a ocupat ani de zile de pagina de Facebook. Câteva săptămâni mai târziu vrei să adaugi o persoană nouă și descoperi că fostul coleg era singurul cu drepturile necesare pentru a administra accesul.
Același lucru se poate întâmpla cu website-ul. Vrei să construiești unul nou, iar dezvoltatorul întreabă cine administrează domeniul. Încep căutările prin e-mailuri vechi și telefoanele către persoane care poate își mai amintesc cine s-a ocupat de el cu câțiva ani în urmă. Sau parola există, dar codul de autentificare este trimis către un număr de telefon pe care nu îl mai folosește nimeni. În astfel de momente devine foarte clar că accesul la un cont online înseamnă mai mult decât să știi parola.
1. Conturile și platformele online sunt ale companiei
În spatele unei pagini de Facebook dezvoltate în timp, al unui cont de Instagram, al unui Google Business Profile sau al unui website există muncă, conținut, urmăritori, recenzii, date din campanii și relații construite cu clienții.
De aceea, merită să existe aceeași claritate pe care o avem și pentru alte bunuri ale companiei.
În cazul unei mașini de firmă, știm cine o folosește, cine are cheia și unde se află documentele. Pentru activele digitale ar trebui să putem răspunde la fel de ușor la câteva întrebări:
Ce conturi aparțin companiei?
Cine are acces complet la ele?
Ce adresă de e-mail și ce număr de telefon sunt asociate?
Cine poate adăuga sau elimina alți utilizatori?
Unde ajung codurile de autentificare și mesajele de recuperare a contului?
Ideea importantă este ca firma să poată administra propriile conturi chiar dacă se schimbă persoana care se ocupă de ele zi de zi.
Administrarea poate fi făcută de un coleg, un specialist în marketing, o agenție sau un alt partener extern. Accesul esențial nu ar trebui însă să rămână legat exclusiv de adresa personală de e-mail, numărul de telefon sau profilul unei singure persoane.
2. Începe cu o inventariere simplă
Cele mai multe firme folosesc mai multe instrumente online decât ar putea enumera pe loc.
Facebook și Instagram sunt cele mai evidente. Pot exista și LinkedIn, TikTok sau YouTube. La acestea se adaugă conturile Google, website-ul, domeniul, serviciul de găzduire, platforma de newsletter, instrumentele de design, conturile de publicitate, instrumentele de programare și alte servicii folosite în marketing sau vânzări.
Unele sunt accesate zilnic, în timp ce altele pot rămâne luni întregi fără ca cineva să intre în ele. Acestea din urmă sunt și mai ușor de pierdut din vedere.
Primul pas poate fi foarte simplu: creați o listă comună cu toate conturile și instrumentele online ale companiei.
Pentru fiecare, notați:
- platforma;
- cine o administrează;
- cine are drepturi complete;
- adresa de e-mail a companiei asociată;
- metoda de recuperare sau autentificare;
- data la care accesul a fost verificat ultima dată.
Nu este nevoie de un sistem sau un tabel complicat. Important este ca informația să existe într-un loc cunoscut și să poată fi actualizată ușor.
Parolele ar trebui păstrate separat, într-un manager de parole dedicat. Lista are alt rol: să-ți arate rapid ce există și cine poate administra fiecare cont.
3. Checklist de acces pentru companii
Poți face verificarea pe categorii.
Social media
- Pagini de Facebook
- Conturi de Instagram
- Meta Business Portfolio
- Pagina de LinkedIn
- Conturi de TikTok
- TikTok Business Center
- Canalul de YouTube
Pentru fiecare, verifică:
□ Cine are nivelul de acces care permite administrarea contului și a celorlalți utilizatori?
□ Există cel puțin o persoană din companie cu acest nivel de acces?
□ Mai au acces foști angajați, agenții sau colaboratori cu care nu mai lucrați?
□ Adresa de e-mail și numărul de telefon folosite pentru securitate sunt actuale?
□ Autentificarea în doi pași este configurată pe date la care compania are acces?
Conturile Google
- Google Business Profile
- Google Ads
- Google Analytics
- YouTube
- Alte proprietăți sau conturi Google asociate website-ului și activității de marketing
Dacă unele dintre denumiri nu îți sunt familiare, nu trebuie să începi să le cauți singur prin toate conturile firmei.
Întreabă persoana, agenția sau echipa care se ocupă de marketing și website:
„Ce conturi Google folosim în prezent și cine are drept de administrare pentru fiecare?”
Răspunsul ar trebui să poată fi pus destul de ușor într-o listă.
Website
- Știți cine administrează domeniul?
- Știți la ce furnizor este găzduit website-ul?
- Aveți acces la panoul de administrare al site-ului?
- Există un cont al companiei cu drepturile necesare?
- Datele de contact și recuperare sunt încă valabile?
Domeniul merită verificat separat.
El este adresa website-ului, iar în multe companii și adresele de e-mail depind de același domeniu. Dacă schimbați dezvoltatorul, furnizorul de hosting sau construiți un website nou, veți avea nevoie de acest acces. Este mult mai ușor să îl identificați și să verificați aceste informații acum decât în săptămâna în care trebuie lansat noul site.
Domeniile sunt înregistrate pentru o anumită perioadă și trebuie reînnoite periodic. Merită să știți când expiră domeniul, cine se ocupă de reînnoire și dacă datele de facturare sunt actuale. Dacă un domeniu expiră și nu este reînnoit la timp, există riscul ca acesta să devină disponibil și să fie înregistrat de altcineva.
Newsletter și baza de date
- În ce platformă sunt păstrați abonații și datele clienților?
- Cine are acces?
- Cu ce adresă de e-mail a fost creat contul?
- Cine are drepturi de administrare?
- Cine gestionează abonamentul și facturarea?
Aici merită verificat și ce se întâmplă dacă persoana care folosește cel mai des platforma pleacă din companie. Poate altcineva să intre în cont și să continue activitatea fără să depindă de ea?
Platforme de design și alte instrumente online
- Contul sau echipa sunt asociate unei adrese de e-mail a companiei?
- Rolurile și permisiunile sunt clare?
- Materialele rămân accesibile companiei dacă un coleg pleacă?
- Știți cine administrează abonamentul și facturarea?
Este important mai ales pentru platformele în care, în câțiva ani, ajung să se adune sute de materiale: grafice, prezentări, reclame, template-uri, fotografii sau video.
Uneori problema nu este pierderea unui cont întreg. Poate fi suficient să descoperi că toate template-urile folosite de echipă se află într-un workspace personal la care nu mai aveți acces.
4. Când merită revizuit accesul?
Pentru majoritatea companiilor, una sau două verificări pe an pot fi suficiente dacă există deja un sistem bine pus la punct. Sunt însă câteva momente în care verificarea ar trebui să intre automat pe listă:
- vine un coleg nou care va lucra cu aceste platforme;
- pleacă cineva din echipă;
- începe sau se încheie colaborarea cu o agenție;
- schimbați dezvoltatorul web;
- lansați un website nou;
- mutați domeniul sau serviciul de hosting;
- se schimbă persoana responsabilă de marketing.
La plecarea unui coleg, metodele de acces online ar trebui verificate în același proces în care sunt predate laptopul, telefonul, cheile sau cartela de acces la sediu.
Practic, merită să existe trei întrebări: la ce avea acces, ce acces trebuie retras și există vreun cont pentru care datele de securitate sau parola trebuie actualizate?
O astfel de verificare făcută în ziua potrivită este mult mai simplă decât recuperarea conturilor după câteva luni.
5. O întrebare îți arată rapid de unde să începi
Poți face un test foarte simplu:
Dacă mâine persoana sau partenerul care se ocupă acum de marketing nu ar mai fi disponibil, compania ar putea accesa și administra toate conturile online importante?
Facebook.
Instagram.
Website-ul.
Domeniul.
Conturile Google.
Conturile de publicitate.
Platforma de newsletter.
Nu este suficient ca „probabil cineva să aibă parola”. Ar trebui să știți cine are acces, cine poate modifica permisiunile și unde ajung codurile de securitate dacă este nevoie de autentificare sau recuperare. Dacă la unul dintre conturi răspunsul este neclar, ai găsit un punct bun de pornire pentru verificare.
Majoritatea problemelor de acest tip se rezolvă destul de ușor cât timp persoanele implicate sunt încă disponibile și conturile funcționează normal. Devine mult mai complicat când lipsa accesului este descoperită exact în ziua în care trebuie lansată o campanie, schimbat website-ul sau rezolvată o problemă urgentă.
6. Și infrastructura din spatele marketingului are nevoie de puțină ordine
Conturile, permisiunile și instrumentele nu sunt partea cea mai vizibilă a marketingului, de multe ori nici nu te gândești la ele cât timp totul merge bine. Cu toate astea, ele influențează cât de repede poți lansa o campanie, schimba un furnizor, oferi acces unui coleg nou sau rezolva o problemă atunci când apare.
Dacă vrei să faci o verificare după articolul acesta, începe simplu: ia cele cinci categorii de mai sus, notează cine are acces complet la fiecare și verifică dacă datele de recuperare sunt încă actuale. Într-o oră poți descoperi lucruri pe care ar fi mult mai costisitor să le descoperi într-un moment de urgență.
Iar dacă în proces apar conturi despre care nimeni nu mai știe exact cum au fost configurate, permisiuni vechi sau instrumente împrăștiate între mai mulți furnizori, putem face verificarea împreună. La Onlike lucrăm și cu partea aceasta mai puțin vizibilă a marketingului, tocmai pentru ca schimbările de oameni, furnizori sau campanii să nu înceapă cu o vânătoare de parole și telefoane date foștilor colaboratori.