Marketingügynökségként újra és újra találkozunk ugyanazzal a helyzettel: egy cégnek évek óta működik a Facebook-oldala, aktív az Instagramja, futnak a hirdetései, van weboldala, Google-fiókja, hírlevélrendszere – azt viszont már senki nem tudja biztosan megmondani, hogy ezek közül melyikhez kinek van teljes hozzáférése.
És itt egyáltalán nem frissen indult vállalkozásokról beszélünk.
Ugyanez előfordul tíz, tizenöt vagy akár húsz éve működő cégeknél is. Minél régebb óta működik egy vállalkozás, annál több ember fordulhatott meg ezek körül a felületek körül: kollégák, marketingesek, ügynökségek, webfejlesztők, informatikusok. Közben változtak az e-mail-címek, telefonszámok, szolgáltatók és belső felelősök is.
A végén pedig ott van egy több ezer követős Facebook-oldal, amelyet a cég évek óta épít, miközben a legmagasabb szintű hozzáférés egy régi kollégánál van.
Ez elsőre inkább kellemetlenségnek tűnik. Pedig komoly üzleti érték lehet a tét.
Gondolj bele:
mennyi időbe kerülne újra felépíteni egy 5000 fős követőtábort?
Ha egy új oldal havonta 100 releváns követőt szerez, 5000 követőhöz több mint négy év kell. Még havi 250 új követővel számolva is közel húsz hónapról beszélünk. És akkor még csak a követők számát néztük. Nem számoltuk bele az évek alatt összegyűlt értékeléseket, tartalmakat, hozzászólásokat, hirdetési adatokat vagy azt a bizalmat, amit egy régóta működő oldal képvisel.
Mégis gyakran egészen addig senki nem foglalkozik a hozzáférésekkel, amíg minden a megszokott rendben működik.
A kellemetlen helyzetek általában akkor kezdődnek, amikor valami változik. Elmegy például az a kolléga, aki évek óta kezeli a Facebookot, majd néhány héttel később új embert szeretnétek hozzáadni. Ekkor derül ki, hogy a szükséges jogosultság csak a volt kollégánál volt.
Ugyanez megtörténhet a weboldallal is. Készülne az új oldal, a fejlesztő pedig megkérdezi, kinél van a domain hozzáférése. Elindul a keresgélés a régi e-mailek között, majd a telefonálás annak, aki talán még emlékszik arra, hogy évekkel ezelőtt ki intézte.
Hasonló helyzet az is, amikor a jelszó ugyan megvan, a rendszer viszont egy olyan telefonszámra küldi a biztonsági kódot, amelyet már senki nem használ.
Ilyenkor válik világossá, hogy egy online fiókhoz való hozzáférés jóval több annál, hogy valaki ismeri a jelszót.
1. Az online felületek is a cég vagyonához tartoznak
Egy jól működő Facebook-oldal, egy évek óta épített Instagram-profil, egy Google Business Profile vagy a weboldal mögött rengeteg munka van. Tartalmak, követők, értékelések, hirdetési adatok, ügyfélkapcsolatok és több év alatt felépített online jelenlét.
Éppen ezért ezeket ugyanazzal a tudatossággal érdemes kezelni, mint bármely más céges eszközt.
Ha van egy céges autó, pontosan tudjuk, ki használja, kinél van a kulcs, és milyen dokumentumok tartoznak hozzá. Az online felületeknél is hasonlóan egyértelmű rendszerre van szükség. Legyen világos, hogy melyik fiók tartozik a céghez, ki fér hozzá, milyen e-mail-cím és telefonszám kapcsolódik hozzá, és ki tud intézkedni akkor, ha változtatni kell valamin.
A legfontosabb alapelv egyszerű: a cég saját online felületeihez mindig legyen megfelelő hozzáférése magának a cégnek is.
A napi kezelést végezheti munkatárs, marketinges, ügynökség vagy más külsős partner. A működés azonban ne függjön egyetlen ember személyes e-mail-címétől, telefonszámától vagy felhasználói fiókjától.
2. Először azt érdemes látni, pontosan milyen felületeitek vannak
A legtöbb vállalkozás több online felületet használ, mint amennyit elsőre fel tudna sorolni.
Ott van a Facebook és az Instagram, esetleg a LinkedIn vagy a TikTok. Ehhez jönnek a Google-fiókok, a weboldal, a domain, a tárhely, a hírlevélküldő rendszer, a grafikai és designeszközök, a hirdetési fiókok, az időpontfoglaló vagy más online szolgáltatások.
Ezek egy részét naponta használjátok, más felületekhez hónapokig senki nem nyúl. Pont ezért könnyű elveszíteni a fonalat.
Első lépésként érdemes egyszer végigvenni, milyen online eszközök tartoznak a céghez, és mindenhol ellenőrizni, hogy ki rendelkezik hozzáféréssel.
Ehhez nem szükséges bonyolult rendszer. Már egy egyszerű, közös lista is sokat segít, amelyből látszik, milyen felületeitek vannak, ki kezeli őket, milyen céges e-mail-cím kapcsolódik hozzájuk, és mikor ellenőriztétek őket utoljára.
A jelszavakat érdemes külön, erre alkalmas jelszókezelőben tárolni. A hozzáférési lista feladata inkább az, hogy egy helyen átlátható legyen, mi tartozik a céghez, és kinél van hozzáférés.
3. Hozzáférési checklist vállalkozóknak
Érdemes az alábbi pontokon egyenként végigmenni.
Közösségi média
□ Facebook-oldal
□ Meta Business Portfolio
□ Instagram-fiók
□ LinkedIn-oldal
□ TikTok-fiók
□ TikTok Business Center
□ YouTube-csatorna
Ellenőrizd:
□ Ki rendelkezik teljes hozzáféréssel?
□ Van-e legalább egy olyan személy a cégen belül, aki szükség esetén kezelni tudja a hozzáféréseket?
□ Van-e még hozzáférése volt kollégának vagy korábbi partnernek?
□ Aktuális e-mail-cím és telefonszám van-e beállítva?
Google-fiókok
□ Google Business Profile
□ Google Ads
□ Google Analytics
□ YouTube
□ Egyéb, a weboldalhoz vagy marketinghez kapcsolódó Google-fiókok
Ha ezek közül valamelyik nem ismerős, kérdezd meg azt, aki a marketinggel vagy a weboldallal foglalkozik: milyen Google-fiókok tartoznak a céghez, és ki fér hozzájuk?
Weboldal
□ Tudjátok, kinél van a domain hozzáférése?
□ Tudjátok, hol van a tárhely?
□ Van hozzáférésetek a weboldal kezelőfelületéhez?
□ A cég saját e-mail-címe szerepel a fontos kapcsolattartási adatok között?
A domainnevet érdemes külön is ellenőrizni.
Ez a weboldal internetes címe, és sok cégnél az e-mail-címek is ugyanahhoz a domainhez kapcsolódnak. Ha később webfejlesztőt vagy tárhelyszolgáltatót váltanátok, esetleg új weboldal készül, szükség lesz a domainhez tartozó hozzáférésekre. Sokkal egyszerűbb ezeket most azonosítani és ellenőrizni, mint akkor, amikor már az új weboldal indulása előtt kell sürgősen megtalálni őket.
A domainneveket meghatározott időszakra jegyzik be, ezért rendszeresen meg kell őket újítani. Érdemes pontosan tudni, mikor jár le a domain, ki felel a megújításáért, és aktuálisak-e a számlázási adatok. Ha egy domain lejár, és nem újítják meg időben, fennáll a kockázata annak, hogy később más számára is elérhetővé válik, és valaki más regisztrálja.
Hírlevél és ügyféladatbázis
□ Milyen rendszerben vannak a feliratkozók és ügyféladatok?
□ Ki fér hozzá ehhez a rendszerhez?
□ Milyen e-mail-címmel hozták létre a fiókot?
□ Ki kezeli az előfizetést és a számlázást?
Grafikai és egyéb online eszközök
□ Céges e-mail-címhez tartozik-e a fiók?
□ Több ember hozzáférése esetén tiszták-e a jogosultságok?
□ Megmaradnak-e a céges anyagok akkor is, ha egy kolléga távozik?
□ Tudjátok-e, ki fizeti az előfizetést?
Ez különösen fontos azoknál a rendszereknél, amelyekben évek alatt sok céges anyag gyűlik össze: grafikák, prezentációk, hirdetések, sablonok vagy videók.
4. Mikor érdemes újra átnézni a hozzáféréseket?
Nem szükséges havonta ellenőrizni mindent. Évente egyszer vagy kétszer általában elég, bizonyos helyzetekben viszont mindenképpen érdemes elővenni a listát.
Ilyen, amikor új kolléga érkezik, valaki távozik, új marketingügynökséggel kezdtek dolgozni, lecserélitek a webfejlesztőt, új weboldal készül, vagy más jelentősebb változás történik a cég marketingjében.
Távozó kollégánál az online hozzáférések ellenőrzése ugyanúgy legyen része a folyamatnak, mint a céges laptop, telefon, kulcs vagy belépőkártya visszaadása.
Érdemes ilyenkor végignézni, hogy milyen felületekhez volt hozzáférése, mely jogosultságokat kell megszüntetni, és szükséges-e jelszót vagy kapcsolattartási adatot módosítani.
5. Egy kérdés gyorsan megmutatja, hol lehet probléma
Gondold végig a következőt:
Ha holnap nem lenne elérhető az a kolléga vagy partner, aki jelenleg a marketinget kezeli, hozzáférnétek minden fontos online felülethez?
A Facebookhoz.
Az Instagramhoz.
A weboldalhoz.
A domainhez.
A Google-fiókokhoz.
A hirdetésekhez.
A hírlevélrendszerhez.
Ha valamelyiknél bizonytalan a válasz, érdemes ott kezdeni a rendrakást.
Ezeknek a problémáknak a többsége viszonylag egyszerűen megelőzhető. Sokkal kellemetlenebb akkor szembesülni velük, amikor már futna egy kampány, módosítani kellene a weboldalt, vagy sürgősen szükség lenne valamelyik fiókra.
Egy rövid, időben elvégzett ellenőrzés később több napos keresgélést és felesleges fennakadást előzhet meg.
6. A jó marketinghez a háttérnek is működnie kell
A marketing eredménye azon is múlik, hogy a háttérben minden hozzáférés, fiók és rendszer rendezett legyen, és szükség esetén gyorsan lehessen intézkedni.
Ezek olyan részletek, amelyek jó esetben észrevétlenül működnek. Ehhez azonban előre rendet kell tenni.
Ha szeretnéd, hogy a marketinged mögött ezek a folyamatok is átláthatóan és zavartalanul működjenek, vedd fel velünk a kapcsolatot. Az Onlike csapata segít rendbe tenni a hozzáféréseket, rendszereket és marketingfolyamatokat, hogy ne akkor kelljen kapkodva megoldást keresni, amikor már megállt valami.
Vedd fel velünk a kapcsolatot!